Digitalisoituva taloushallinto – toimintamallit muutoksessa

Yksi hurjimman digitalisaatio- ja robotisaatiomuutoksen kohteena olevista toimialoista on taloushallinto.

Vuosi on taas kääntynyt loppusuoralle ja on hyvä hetki kurkata olan yli, miten maailma on muuttunut kuluneen vuoden aikana. Olen itse ollut etuoikeutetussa asemassa saadessani seurata digitalisaation muuttumista todeksi yli 80 ohjelmistorobotin käyttöönottoprojekteissa. Robotit ovat jokapäiväinen osa elämää yhä useammassa yrityksessä ja yhteisössä. Samalla digitalisaation vaikutukset työn tekemiseen ja työyhteisöihin alkavat muuttua näkyvimmiksi.

Yksi hurjimman digitalisaatio- ja robotisaatiomuutoksen kohteena olevista toimialoista on taloushallinto. Taloushallintotehtävät ovat osa edellä mainitsemani robottijoukonkin työtä. Robottitoimitusten lisäksi olen saanut olla mukana laatimassa muutamia taloushallinnon tulevaisuuteen liittyviä selvityksiä ja niiden pohjalta päädyin kirjailemaan muutaman ajatuksen näin blogin muotoon.

Digitalisaatio ja robotiikka ovat taloushallintoa muuttava ilmiö!

Taloushallinnon toimintamallien muuttuminen ravistelee alaa ja sen toimijoita. Se tarjoaa toisille mahdollisuuksia kasvaa ja kehittyä, toisilla taas on vaara hävitä muutoksen pyörteisiin. Suurimman hyödyn muutoksesta keräävät asiakkaat ja muut taloushallinnon tuotosten hyödyntäjät. Digitalisaatio ja robotiikka mahdollistavat reaaliaikaisemman, luotettavamman ja kustannustehokkaamman taloushallintopalvelun, jonka tuloksia voidaan hyödyntää entistä paljon paremmin liikkeenjohdon tarpeisiin. Voittajia ovat myös ne, jotka pystyvät toimimaan muutoksen tekijöinä.

Miksi maailma sitten digitalisoituu? Kuten todettu, sähköistyminen on luonut perustan muutokselle. Varsinainen syy on kuitenkin asiakasarvo, jonka kasvattamisen digitalisaatio mahdollistaa ennennäkemättömästi. Digitalisaatio ja robotiikka mahdollistavat uusien asiakasarvoa tuottavien toimintamallien, palveluiden ja tuotteiden kehittämisen sekä jakelun tavalla, joka jyrää vanhat toimintamallit alleen. Vanhoilla toimintamalleilla ei yksinkertaisesti enää pärjää, mopolla ei voi lähteä moottoritielle.

Uuden ja vanhan yhteensovittamista

Digitalisoituva taloushallinto kohtaa kuitenkin monia muutoksen rajoitteita. Ensimmäisenä tulee mieleen ohjeistukset ja normit, jotka eivät aina ehdi päivittymään muutoksen edellä. Omassa muistissani on hyvin 2000-luvun alku, jolloin paperisia ostolaskuja alettiin sähköistämään skannaamalla. Suurin kysymys kuului silloin, mitä tehdään skannattujen tositteiden paperikappaleille. Ohjeena oli niiden säilyttäminen kirjanpitolain säilytysvaatimusten mukaisesti. Toivottavasti näitä tositelaatikoita ei enää löydy pinoina arkistohuoneiden takaseiniltä. Vastaavia rajoitteita liittyy nykypäivänä esim. tiedon käsittelyyn, säilyttämiseen sekä näitä koskeviin käyttövaltuuksiin. Myös erilaiset kontrollistandardit saattavat aiheuttaa hidasteita toiminnan digitalisoinnille.

Toinen haaste on tietojärjestelmät ja niihin tehdyt kehityspanostukset. Moni kehitysidea tuntuu nyt hautautuvan järjestelmien versiopäivitysaikataulujen alle. Toisaalta uusilta järjestelmiltä odotetaan mullistavaa uudistusta ja hyppyä digitaaliseen maailmaan. Valitettavan usein odotusta seuraa kuitenkin pettymys. Näkemykseni ja arvaukseni mukaan taloushallinnon järjestelmien kehitys tulee kuitenkin muuttumaan merkittävästi aikaisemmasta. Uusien valmisratkaisujen rinnalla ja sijasta käyttäjillä on mahdollisuus digitalisoida prosesseja ohjelmistorobottien ja koneoppimisvälineiden avulla. Järjestelmäkehityksen mahdollisuudet siis lisääntyvät sekä teknologia- että kumppanivaihtoehtojen määrän kasvaessa ja monipuolistuessa. Myös olemassa olevien järjestelmien elinkaariajattelu menee monelta osin uusiksi tiedon varastointiin, raportointiin ja visualisointiin käytettävissä olevien uusien välineiden vaikutuksesta.

Kolmantena yhteensovittamisen alueena ovat toimintamallit, jotka ohjaavat meidän ihmisten työskentelyä. Uusien menetelmien ja työvälineiden rinnalla toimintamallien pitää uudistua. Kuulin joitakin viikkoja sitten erittäin hyvän ohjeen siitä, että ”digitaalisen kollegan työtä ei pidä enää tarkistaa”. Tämä esimerkkinä kuvaa taloushallinnossa tärkeiden ja vakiintuneiden kontrollitoimintamallien muutostarvetta. Digitaalinen maailma edellyttää uudenlaisen luottamuksen rakentamista teknologian ja datan läpinäkyvyyden varaan. Taloushallinnon ammattilaisten tulee tuntea ja ottaa haltuun uudet työvälineet ja uudenlaiset digitaaliset kollegat. Se vaatii ennakkoluulotonta prosessien uudistamista ja toimintamallien suunnittelua. Hyvänä puolena on se, että muutos on ennakoitavaa ja koulutusta oman osaamisen kehittämiselle on varmasti tarjolla.

Uusia tehtäviä, muuttuvia rooleja

Digitalisaatio ja robotiikka muuttavat siis väistämättä taloushallinnon työtehtäviä. Usein esitetty kysymys kuuluu: vievätkö robotit kirjapitäjien työt? Kysymykseen pitää vastata myöntäen: nykymuotoisia työtehtäviä katoaa jatkuvasti ja muutos on väistämätön. Tilalle tulee kuitenkin uusia, osin ennennäkemättömiäkin tehtäviä. RPA-asiantuntija, robottimäärittelijä tai datan visualisoija ovat tuttuja tehtäviä jo monessa organisaatiossa. Robotille sopivat työt siirtyvät robotille ja ihmiset hyödyntävät robotteja ja muita digitaalisia välineitä uuden ajan työkaluina.

Työtehtävien muutos ei ole uutta. Taloushallintokin on sähköistynyt ja määrämuotoistunut viime vuosikymmeninä jatkuvasti. Sähköistymisen jatkumona toiminnan digitalisoituminen tuo kuitenkin uuden muutosaallon, joka digitalisaatio- ja robotiikkavälineiden johdosta tulee olemaan aikaisempaa nopeammin etenevä ja laajavaikutteisempi. Asiantuntijatyötä tarvitaan kuitenkin aina, ja digitalisaatio sekä robotiikka mahdollistavat ihmisten keskittymisen niihin tehtäviin entistä paljon paremmin.

Elämme mielenkiintoista aikaa. Omana vinkkinäni jokaisen taloushallinnon alalla toimivalle ihmiselle ja yritykselle totean, että muutokseen kannattaa tarttua ajoissa. On paljon parempi toimia muutoksen tekijänä kuin olla kohteena!

Olli Ainasvuori
Toimitusjohtaja, MOST Digital Oy

Olli Ainasvuori on MOST Digital Oy:n perustajaosakas. MOST Digital Oy tarjoaa asiakkailleen tietotyötä automatisoivia robotteja, koneälyä ja niihin liittyviä asiantuntijapalveluita. Ollilla on yli 15 vuoden kokemus asiantuntija- ja johtamistehtävistä taloushallinnon, konsultoinnin ja tilintarkastuksen liiketoiminta-alueilla. Lisäksi Ollilla on syvällinen osaaminen organisaatioiden strategioista, prosesseista ja toimintamalleista sekä ICT-kehittämisestä. Viimeksi kuluneen vuoden aikana MOST Digital Oy on toteuttanut kymmeniä taloushallinnon automaatioratkaisuja ohjelmistorobotiikan ja koneoppimisen välineillä.