Ohjelmistorobotit – Case Sivakka

Sivakka on Oulun alueella toimiva konserni, jolla on asiakkailleen tarjottavanaan jo yli 8300 vuokra-asuntoa. Sivakan toimintaa ohjaa vahvasti ”yhden luukun” -periaate. Asiakkaan tarpeet pyritään hoitamaan monikanavaisessa asiakaspalvelussa nopesti ja vaivattomasti.

Miksi ohjelmistorobotiikkaa?

Asuntohakemusten käsittelyssä, isännöintiin ja taloushallintoon liittyvissä tehtävissä sekä muissa toimistotöissä on runsaasti rutiineja ja manuaalisia työvaiheita. Sivakka lähti ennakkoluulottomasti tutkimaan, mitä helpostusta ohjelmistorobotiikka voisi heille tuoda. Uuno-robotti tuli työkaveriksi loppukesästä 2018 ja tällä hetkellä Uunon hoidettavaksi on siirretty jo useita puuduttavia rutiinitehtäviä. Työssä pystytään paremmin keskittymään oleelliseen ja luovuutta on vapautunut palvelun kehittämiseen ja asiakastyöhön.

Asuntopalvelupäällikkö Maritta Schavikinin mukaan robotiikan keinoin on saatu parannettua työn mielekkyyttä. Robotiikan myötä virheitä saadaan poistettua ja mekaanisia rutiinitöitä vähennettyä. Työpäivä lähtee tehokkaasti käyntiin, kun digikaverit ovat yön aikana valmistelleet tarvittavat taustatyöt. Päätöksentekoa vaativat työvaiheet ovat edelleen ihmisten hoidettavana, mutta päätöksentekoa edeltävät valmistelutyöt on tasalaatuisesti ja säntillisesti hoidettu robotin toimesta.

Millaiset kokemukset Sivakalla on MOSTin kanssa toteutetuista robotiikkaratkaisuista?

Sivakan palveluneuvoja Niina Ojala kokee yhteistyön MOSTin kanssa luontevana. Kokemuksen karttuessa organisaation oma ajattelu kehittyy siinä, mitä työtehtäviä olisi järkevä siirtää Uunolle. Aluksi on suositeltavaa lähteä tekemään pieniä kokeiluja ja helpohkojen tehtävien automatisointeja. Kokemuksen karttuessa robotiikan käyttöönoton laajentaminen sujuu kuin itsestään, kun ajattelutapa saa tietyn suunnan. Porukka on hyvä löytämään ”Uunolle hommia”.

Mitä mahdollisuuksia ohjelmistorobotiikalla on Sivakan kaltaisille toimijoille

Maritta Schavikin näkee, että robotiikan avulla on pystytty hillitsemään hallinnollisia kustannuksia ja keskittymään asiakkaalle lisäarvoa tuottavaan tekemiseen. Monien muiden toimijoiden tapaan myös Sivakka on ohjelmistorobotiikalla pystynyt paikkaamaan järjestelmien puutteellisia toiminnallisuuksia. Monesti pienemmän toimijan tarpeet eivät pääse isojen pääjärjestelmien toimittajien kehittämislistoille tai tulevat liian kalliiksi. Tällöin ketterämpi ohjelmistorobotiikka voi olla hyvinkin järkevä vaihtoehto.